WhatsApp Üzerinden Otomatik Randevu ve Hatırlatma Sistemi Nasıl Kurulur?

Neden WhatsApp Üzerinden Otomatik Randevu Sistemi?

Günümüzde pek çok müşteri, iletişim için WhatsApp gibi anlık mesajlaşma uygulamalarını tercih ediyor. Randevu süreçlerini WhatsApp’a taşımak, müşterilerinize daha hızlı ve kolay erişim imkânı sunar. Geleneksel yöntemlere kıyasla, mesajlaşma ile randevu almak birçok kişi için daha pratik ve ulaşılabilir bir yol haline geldi.

Otomatik randevu sistemi sayesinde, işletmeler günün her saati randevu alabilir ve kayıt altına alabilir. Böylece mesai saatleri dışında da potansiyel müşterilere ulaşmak mümkün olur. Ayrıca, manuel işlem yükü azalır ve hatalı kayıt riski en aza iner.

WhatsApp üzerinden otomatik randevu uygulamaları, işletmelerin iş süreçlerini düzenli ve takip edilebilir kılar. Özellikle yoğun randevu trafiği olan sektörlerde, işler daha sistemli yürütülür ve müşteri memnuniyeti artar.

• Müşterilere 7/24 hizmet sunma
• Manuel iş yükünü azaltma
• Randevu hatalarını en aza indirme

Otomatik Randevu Sistemi Nasıl Çalışır?

WhatsApp üzerinden otomatik randevu sistemi, müşteriden gelen mesajı yapay zekâ ile analiz ederek başlar. Sistem, müşterinin taleplerini anlar, hizmet seçimini ve uygun tarih-saat bilgisini ister. Uygun bir randevu bulunduğunda, talep edilen saat doğrudan takvime kaydedilir.

Bu süreçte, müşterinin herhangi bir uygulama indirmesine veya ekstra bilgiye ihtiyacı olmaz. Müşteri sadece WhatsApp üzerinden mesaj gönderir ve yönlendirmeleri takip eder. Tüm adımlar sohbet ekranında, kullanıcı dostu bir şekilde ilerler.

Otomatik randevu sistemi ayrıca, randevu ile ilgili tüm detayları işletmenin takvimine işler. Böylece işletme sahipleri, günlük ve haftalık programlarını kolayca takip edebilir. Her müşteri için ayrı bir kayıt oluşturulması da, geçmiş işlemlere hızlıca ulaşmayı sağlar.

• Mesajı analiz etme
• Hizmet ve saat seçimi
• Randevunun takvime kaydı

WhatsApp ile Otomatik Hatırlatma Gönderme

Otomatik randevu sisteminin bir diğer önemli avantajı da, randevu hatırlatmalarını otomatik olarak gönderebilmesidir. Randevu tarihinden bir gün önce müşteriye WhatsApp üzerinden hatırlatma mesajı iletilir. Bu mesajda, müşteriden randevusunu onaylaması veya iptal etmesi istenir.

Müşteri, hatırlatma mesajına yanıt olarak belirli bir kod (örneğin “1” ya da “2”) gönderdiğinde, sistem bu cevabı otomatik olarak işler. Onay durumunda randevu kesinleşir; iptal durumunda ise saat tekrar rezerve edilebilir hale gelir. Bu özellik, boş geçen saatlerin önüne geçilmesine yardımcı olur.

Hatırlatma süreci tamamen otomatik olduğu için, işletmelerin her müşteriye tek tek ulaşmasına gerek kalmaz. Bu da zamandan tasarruf sağlar ve müşteri ile iletişimi sistemli hale getirir.

• Randevudan bir gün önce otomatik mesaj
• Onay/iptal işlemi için kolay yanıt
• Boş saatlerin yeniden açılması

Pratik Kurulum Adımları: Örnek Senaryo

Bir güzellik merkezi olduğunuzu düşünelim. WhatsApp üzerinden otomatik randevu sistemi kurmak için, önce işletmenize uygun bir yazılım veya SaaS hizmeti seçmelisiniz. Seçtiğiniz sistemde, hizmet türlerinizi ve çalışma saatlerinizi tanımlayarak başlayabilirsiniz.

Sistem aktif hale geldiğinde, müşteriniz WhatsApp’tan mesaj gönderdiğinde otomatik resepsiyonist devreye girer. Müşteri örneğin 'Cilt bakımı için randevu almak istiyorum' yazdığında, yazılım uygun saatleri ve hizmet seçeneklerini sorar. Müşteri istediği saati seçtiğinde, randevu otomatik olarak takvime kaydedilir.

Kurulum sonrası, randevu hatırlatmaları da otomatik şekilde gönderilmeye başlar. İşletme sahibi olarak, her akşam günün randevularının ve gelmeyen müşterilerin özetini WhatsApp üzerinden bildirim olarak alırsınız. Böylece iş süreçleriniz düzenli ve şeffaf şekilde ilerler.

• Hizmet ve saat tanımlama
• Otomatik resepsiyonist ile iletişim
• Günlük özet bildirimleri

Dikkat Edilmesi Gerekenler ve İpuçları

Otomatik randevu ve hatırlatma sistemini kurarken, hizmetlerinizin ve çalışma saatlerinizin doğru tanımlandığından emin olun. Yanlış tanımlamalar, müşteriler için kafa karışıklığına yol açabilir ve randevu süreçlerinde aksaklıklar yaşanabilir.

Ayrıca, WhatsApp üzerinden gelen mesajların düzenli olarak takip edilmesi ve sistemin doğru çalışıp çalışmadığının denetlenmesi önemlidir. Bazı durumlarda, sistemin güncellenmesi veya ek ayarlamalar yapılması gerekebilir. Bu nedenle, ilk kurulumdan sonra belirli aralıklarla sistem kontrolleri yapmak faydalı olur.

Müşteri memnuniyetini artırmak için, randevu sonrası kısa bir memnuniyet mesajı gönderebilir veya müşterilerden geri bildirim isteyebilirsiniz. Bu uygulama, hizmet kalitenizi sürekli geliştirmenize yardımcı olur.

• Hizmet ve saatlerin doğru tanımlanması
• Düzenli sistem kontrolü
• Geri bildirim toplama

Auren Yazılım'da WhatsApp Randevu ve Hatırlatma

Auren Yazılım, WhatsApp üzerinden otomatik randevu ve hatırlatma süreçlerini kolayca yönetmenizi sağlayan AurenCRM çözümünü sunar. 7/24 çalışan yapay zekâ resepsiyonist, randevu taleplerini karşılar, takvime işler ve hatırlatma mesajlarını otomatik olarak gönderir.

Telefonla gelen aramalar da yapay zekâ destekli sesli asistan tarafından karşılanabilir. Ayrıca, her akşam günün randevuları ve programı size özet olarak iletilir. Güzellik, diş, veteriner, kuaför, spa ve fizyoterapi gibi sektörlere özel ekranlarla hızlı ve pratik kurulum yapılabilir.

AurenCRM ile müşterilerinizin geçmiş randevu ve notlarına tek ekrandan ulaşabilir, süreçlerinizi daha sistemli ve şeffaf şekilde yönetebilirsiniz. İşletmenizin dijitalleşme sürecinde Auren Yazılım’ın sunduğu bu çözümlerle randevu yönetimini kolayca otomatize edebilirsiniz.

Sık sorulan sorular